PROPUESTA PARA LA CREACIÓN DE UNA
PMO EN MI LUGAR DE TRABAJO
MAESTRANTE:
CARLOS JULIO LA MOTA DÁVILA
GESTIÓN DE
PROYECTOS
CÁTEDRA:
G4-MGIR104
14/03/2021
UNIVERSIDAD
DUCENS
MAESTRÍA EN
GESTIÓN INTEGRAL DEL RIESGO
DESASTRES –
INDUSTRIAL – MEDIO AMBIENTE
ÍNDICE
1.2. Tipo de PMO a
implementar
1.3. Estrategias para la
implementación del PMO
Anexo
A: Presupuesto estimado para el personal de la PMO
Anexo
B: Presupuesto estimado para la implementación de una PMO
Anexo
C: Organigrama sugerido para la implementación de una PMO
INTRODUCCIÓN
Para fines de elaboración me referiré a mi lugar de trabajo;
el Colegio Americano de Guayaquil, el cual actualmente no cuenta con una
oficina de gestión de proyectos oficialmente establecida, sino con una
subgerencia técnica, en el cual se realizan actividades principalmente
referentes a la gestión de proyectos, combinadas con la asignación de roles y
responsabilidades a los recursos, sin profundizar en lo relacionado a la
correcta gestión de los proyectos, pues no se cuenta con el personal suficiente
en esta área, ni tiempo necesario para manejar la gran carga de trabajo de esta
oficina, la cual, por el perfil de las personas que trabajan, corresponde más a
una oficina ejecutiva que a una PMO, ya que no se percibe de gran ayuda en la
gestión de los proyectos, por lo que para implementar una verdadera PMO, se
deberá contar con personal capacitado en gestión de proyectos.
DESARROLLO
1.1.Análisis situacional
De acuerdo a una investigación de campo realizada en las
instalaciones de la institución, se pudo identificar que la forma como
actualmente se administran los proyectos, no es efectiva, pues a pesar de los
esfuerzos realizados, aún hay muchos aspectos por mejorar; por lo que surge la
necesidad de identificar alternativas que ayuden a mejorar esta situación,
siendo pertinente la creación de una instancia que se dedique exclusivamente a
la gestión profesional de los proyectos en la institución. El presupuesto para
la inversión (ver Anexo B), no será elevado dado que la institución cuenta con
varias herramientas de software de gran utilidad para la gestión de los
proyectos tales como: MS Acces, MS Project, MS Power Point, MS Excel y MS
Sharepoint; además cuenta con personal de alta capacidad técnica, responsable y
comprometida con el trabajo que se le asigna, por lo que están más manejables
al cambio y a la mejora continua; finalmente, cuenta con equipos de cómputo,
sistemas de información, puestos de trabajo.
1.2.Tipo de PMO a implementar
Se considera que el modelo de PMO más conveniente para
implementarse, según González
1.3.Estrategias para la
implementación del PMO
1.3.1.
Fase 1. Iniciación.
En esta fase se deberá presentar la propuesta al Directorio,
para su respectiva revisión y aprobación, posteriormente se deberá realizar el
proceso de reestructuración de la instalación en la cual se tiene previsto
ubicar la PMO y por último se coordinará una junta ejecutiva para determinar la
misión, visión, objetivos, metas y el equipo de trabajo que conformará la PMO.
1.3.2.
Fase 2. Creación de la PMO.
En esta fase se modificará el organigrama institucional
vigente, a fin de que la PMO se ubique en el segundo nivel (ver Anexo C),
teniendo como función principal, ser una Unidad de Apoyo Múltiple para los
diferentes departamentos de la institución; se definirá el equipo de trabajo el
cual estará conformado por un director que manejara la jefatura, tres
coordinadores de proyectos, y un administrador sistema de información (ver Anexo
A); y se definirán sus respectivo roles, funciones y responsabilidades.
También, se llevará a cabo una campaña de difusión para comunicar la nueva
forma de trabajar en el área de proyectos, y finalmente, se definirá y validará
los procesos para realizar los ajustes necesarios antes de la puesta en marcha.
1.3.3.
Fase 3. Inicio de operaciones.
En esta fase, se van a establecer los objetivos a corto,
mediano y largo plazo en la PMO, se ejecutará un programa de capacitación continua
para todo el personal que intervenga en la PMO y se efectuará soportes,
seguimientos y mejoras.
1.3.4.
Fase 4. Consolidación de la PMO.
En esta fase se ejecutará la mejora de los procesos y se
implementará una estructura de soporte permanente, necesario para administrar
proyectos con éxito; también se identificará nuevas soluciones o estrategias de
acción a mediano plazo y se continuará con capacitaciones al personal que
laborará en la PMO.
1.3.5.
Fase 5. Mejoramiento continuo.
En esta fase se realizará una evaluación de los
resultados obtenidos con la implementación de la PMO, además se efectuarán revisiones
de los procesos y metodologías utilizadas en la institución, y se realizarán
retroalimentaciones con el personal que laborará en la PMO con el objetivo de
identificar mejoras en el funcionamiento general de la PMO.
CONCLUSIONES
Después de realizar un análisis e interpretación de la
información obtenida, se llegó a las siguientes conclusiones:
·
El nivel general del Colegio Americano de
Guayaquil, en cuanto a la gestión de proyectos es “bajo”, esto según los datos
obtenidos tras la investigación de campo realizada para determinar tal
situación.
·
Se consideró que el tipo de PMO más indicado
para implementarse en la institución, es el de “Torre de Control”, dadas las
características particulares de la misma y la situación actual de la institución
en cuanto a la gestión de los proyectos.
·
En la institución, se han realizado esfuerzos
importantes para la gerencia integral de proyectos, pero no se han logrado
obtener óptimos resultados.
·
Se definieron los aspectos más importantes para
el diseño de la PMO de la institución, que comprenden su marco estratégico
(misión, visión, valores y objetivos), las funciones, los factores críticos de
éxito, los requerimientos de personal y el presupuesto, entre otros.
RECOMENDACIONES
·
Se sugiere hacer un esfuerzo por cambiar la
cultura organizacional en cuanto a la gestión de proyectos, dejando atrás las
creencias arraigadas en la institución respecto a este tema, para darle cabida
a un cambio trascendental mediante la creación de la PMO.
·
Durante el proceso de implementación de la PMO
se sugiere estimular la participación de todos los colaboradores involucrados
en proyectos y mantener una comunicación fluida para que los esfuerzos realizados
contribuyan al beneficio de la institución.
·
Se sugiere realizar evaluaciones anuales sobre
el funcionamiento de la PMO, esto con el objetivo de lograr la
retroalimentación y mejorar continua.
·
Contar con personal idóneo, que se encargue de
todos los procesos de la PMO; por este motivo, la selección del equipo de la
PMO debe ser minuciosa y a su vez debe ir de la mano de un proceso de
capacitación permanente que permita que los miembros de la dependencia
mantengan sus conocimientos actualizados.
BIBLIOGRAFÍA
Baca
Urbina, G. (2010). Evaluación de proyectos 6ta edición. México:
McGraw-Hill.
González,
A. A. (2007). Cómo implementar una oficina de gestión de proyectos.
Madrid: Visión Libros.
Gray, C. F.
(2009). Gestión de proyectos 4ta edición. Mexico: McGraw-HIll.
Proyect
Management Institute, P. (2013). Guía de los fundamentos para la dirección
de proyectos (Guía del PMBOK). Pennsylvania: Newtown Square.
ANEXOS
Anexo A: Presupuesto estimado para el personal de la
PMO
|
Cargo |
Cantidad |
Meses |
Periodo |
Sueldo mensual |
Sueldo Anual |
Décimo Tercero |
Décimo Cuarto |
Aporte Patronal |
Fondos de Reserva |
Total Requerido |
|
Director |
1 |
9 |
01-abr-2021 al
31-dic-2021 |
2.500,00 |
22.500,00 |
1.875,00 |
300,00 |
1.878,75 |
1.874,25 |
28.428,00 |
|
Coordinador |
3 |
9 |
1.200,00 |
10.800,00 |
900,00 |
300,00 |
901,80 |
899,64 |
41.404,32 |
|
|
Administrador de
sistema de información |
1 |
9 |
986,00 |
8.874,00 |
739,50 |
300,00 |
740,98 |
739,20 |
11.393,68 |
|
|
Total requerido
para el personal |
$ 81.226,00
|
|||||||||
Anexo B: Presupuesto estimado para la implementación
de una PMO
|
Concepto |
Cantidad |
Precio Unitario |
Subtotal |
Iva |
Total |
|
Sueldos y
Beneficios |
4 |
4.686,00 |
81.226,00 |
- |
81.226,00 |
|
Capacitaciones Trimestrales
para 5 personas |
3 |
500,00 |
1.500,00 |
180,00 |
1.680,00 |
|
Renovación de
licencias informáticas anualmente |
4 |
650,00 |
2.600,00 |
312,00 |
2.912,00 |
|
Total requerido
para el periodo 2021 (01-abr-2021 al 31-dic-2021) |
$ 85.818,00 |
||||
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